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La création d’un organisme de formation

Pour un demandeur d’emploi, un jeune diplômé ou un salarié, la formation professionnelle est indispensable. Il en est de même pour les entreprises. Suivre une formation, c’est réapprendre un métier ou acquérir de nouvelles compétences dans le but de réaliser une reconversion professionnelle. À travers les formations, des solutions peuvent être apportées aux problématiques ponctuelles, et des performances peuvent être optimisées.

En ce sens, la création d’un cabinet de formation peut être une excellente idée. Encore faut-il savoir s’y pendre. Comment faire pour ouvrir un organisme de formation ? Quelles sont les règles à respecter ? Quelles étapes suivre pour la création ? Réponses à ces questions dans cet article.

Pourquoi créer une structure de formation ?

En France, il y a un réel marché pour les organismes de formation. Demandeurs d’emploi, salariés, micro-entrepreneurs, jeunes étudiants… les formations professionnelles s’adressent à tous. S’ils y ont recours, c’est pour explorer de nouveaux horizons et pour faciliter leur intégration dans le monde du travail. Mais la formation professionnelle est aussi avantageuse pour ceux qui sont chargés d’administrer les formations.

En effet, le fait de créer un organisme de formation permet de générer des revenus et de développer une réputation solide. Pour cela, il faut que les formations proposées soient de qualité et que les formateurs disposent de l’expérience nécessaire pour les animer. Les formations pourront être réalisées en ligne ou en face à face. Dans tous les cas, c’est une idée de business qui peut certainement marcher en France, que les formations soient réalisées dans une structure ou depuis votre maison.

Si votre organisme de formation réalise des formations professionnelles continues, vous pourrez demander à être exonéré de la TVA pour ces formations. Pour cela, vous devez demander une attestation à l’autorité administrative en remplissant le formulaire Cerfa no 10219*08 / 3511-SD. Une fois la demande faite, l’administration vous donnera une réponse dans les 3 mois qui suivent. Si la demande est acceptée, vous pourrez profiter de l’exonération de TVA dès le jour de réception de la demande par la Direccte.

La formation professionnelle continue en quelques mots

Voyons à présent ce qu’est la formation professionnelle continue. La première chose à savoir est que tous les travailleurs et les demandeurs d’emploi y ont droit. La formation professionnelle continue présente quelques avantages : elle permet de développer de nouvelles compétences qui peuvent être utiles pour un emploi actuel ou pour des projets professionnels. C’est un bon moyen d’évoluer et de renforcer les connaissances. Pour ceux qui sont à la tête d’une entreprise, c’est une manière de s’assurer que les salariés sont fidélisés et disposent du savoir-faire nécessaire pour exercer leur métier dans les meilleures conditions.

Plusieurs modes de financement sont possibles pour la formation professionnelle continue. Les salariés peuvent suivre le plan de formation de leur entreprise, du CPF (Compte Personnel de Formation), du PTP (Projet de Transition Professionnelle), du Congé de bilan de compétences ou du Congé validation des acquis de l’expérience. Dans ce cas, c’est l’employeur qui paie pour la formation, et celle-ci peut être réalisée au sein de l’entreprise ou à distance. Quant aux demandeurs d’emploi, ils peuvent bénéficier d’un accompagnement de Pôle Emploi, de l’État, des Conseils généraux et de la Région.

Que faut-il pour devenir formateur professionnel ?

Aucun diplôme particulier n’est requis pour devenir formateur. En revanche, il faut tout de même disposer d’une certaine expérience et d’une expertise dans le domaine en question. Dans la plupart des cas, des professionnels deviennent formateurs professionnels après de longues années d’expérience. Si vous aimez transmettre vos connaissances et vos compétences, vous pourrez certainement devenir formateur et ouvrir un organisme de formation.

Pour rappel, un organisme de formation est un organisme qui propose des formations aux demandeurs d’emploi, aux salariés et à toute personne qui souhaite acquérir un savoir-faire et des compétences. Même s’il est possible de se former soi-même en s’informant et en s’instruisant, il est clairement plus avantageux de passer par un organisme de formation, car c’est ce qui va garantir la maîtrise des notions et astuces qu’il peut être difficile d’acquérir seul.

Et oui, pour dispenser des formations, vous devez vous assurer d’avoir une expérience professionnelle suffisante. Vous devez savoir créer des formations et posséder des techniques d’animation. Ce ne sont pas des connaissances à improviser. Bien au contraire, tout cela demande une bonne préparation. À vous d’enrichir votre parcours et d’approfondir vos connaissances avant de vous lancer comme formateur.

Formation professionnelle : quelle réglementation ?

Pour ouvrir un organisme de formation, vous devez vous assurer de respecter la réglementation. Il y a plusieurs étapes à suivre et des obligations à respecter :

  • L’activité doit être déclarée auprès de la Direccte. C’est ce qui vous donnera votre numéro de formateur.
  • Vous devez réaliser un bilan financier et pédagogique annuellement
  • Vos stagiaires doivent avoir accès à plusieurs informations (règlement d’intérieur, liste des formateurs, programme, modalités d’évaluation, coordonnées de la personne qui se charge de la formation, tarifs et conditions de paiement, attestation de fin de formation)
  • Vous devez vous assurer que vos documents soient aux normes
  • Vous devez obtenir la certification Qualiopi
  • Votre organisme de formation doit être référencé au Datadock
  • Vous devez souscrire des assurances professionnelles

La création du cabinet de formation étape par étape

Vous pourrez exercer comme formateur depuis chez vous ou créer un centre de formation avec des locaux. Si vous décidez de mettre des locaux à disposition de vos clients, vous devez vous assurer que ceux-ci soient suffisamment spacieux et soient aux normes. En effet, les normes relatives aux ERP (établissements recevant du public) doivent être respectées. Vous devrez donc prévoir des extincteurs, des systèmes d’alarme, des systèmes de sécurité incendie, et l’accessibilité des locaux aux personnes handicapées.

Plusieurs étapes sont à respecter lors de la création d’un organisme de formation :

Le choix du statut, une étape cruciale

Analysez bien les avantages et les inconvénients de chaque statut juridique pour être sûr de bien choisir. Voici les caractéristiques de chaque type :

  • L’entreprise individuelle (EI) : c’est une option plutôt intéressante, mais il est à savoir que les cotisations dépendent des bénéfices sur l’année. Cela veut dire que les cotisations peuvent varier drastiquement d’une année à une autre.
  • La micro-entreprise : un statut qui vous confère certains avantages, notamment l’exonération de la TVA sur les ventes. Attention, car il faut respecter un seuil de chiffre d’affaires pour rester sous le statut de micro-entrepreneur.
  • L’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) : si vous êtes le seul formateur, c’est le statut à choisir (SARL à associé unique). Vous serez vous seul en charge de votre rémunération. À noter que vos cotisations sociales seront calculées en fonction de vos rémunérations.
  • La société par actions simplifiées à associé unique (SASU) : seul l’associé unique peut être tenu responsable des dettes sociales. Le président bénéficie d’ailleurs de la même protection sociale que les salariés (sauf pour l’assurance chômage).

Vous pouvez, si vous le souhaitez, exercer comme vacataire, soit un formateur qui exerce dans plusieurs structures, mais qui est limité à 30 jours d’invention dans un même OF. Il y a aussi l’option du portage salarial qui consiste à signer un contrat avec une société de portage et à remettre un pourcentage sur les factures à la société de portage.

S’assurer que les formations soient éligibles au CPF

En France, les formations sont régulées. Les formations peuvent devenir éligibles au CPF (compte personnel de formation) via une certification professionnelle inscrite dans le RNCP (Répertoire Nationale des Certifications Professionnelles) ou dans le Répertoire spécifique. Il peut s’agir d’une formation qui respecte d’un des critères suivants :

  • Permettre la validation de blocs de compétences
  • Aboutir aux certifications et aux habilitations qui correspondent aux compétences professionnelles complémentaires aux certifications professionnelles
  • Figurer sur la liste établie par les partenaires sociaux
  • Permettre de faire un bilan de compétences
  • Être relative à la création d’entreprise

Se faire connaître et chercher des clients

Si vous exercez comme formateur indépendant, vous pourrez vous rapprocher des organismes de formation pour vous faire connaître. Ces organismes vous confieront des missions selon les demandes des clients. C’est l’organisme lui-même qui se charge de la gestion administrative et du marketing, donc vous n’aurez pas ces parties à gérer. L’inconvénient est que la rémunération est moins élevée que si vous aviez trouvé vous-même vos clients.

Il y a aussi la possibilité de passer par les CFA (centres de formation d’apprentis), mais cela requiert un diplôme et une expérience professionnelle. Si vous possédez un diplôme supérieur ou équivalent à celui de vos futurs élèves ou encore si vous justifiez de deux ans d’expérience professionnelle, vous ne devrez pas avoir de difficultés à être recruter par les CFA.

Les assurances professionnelles à souscrire

L’ouverture d’un cabinet de formation requiert également la souscription de certaines assurances. Vous devrez, entre autres, souscrire une assurance de responsabilité civile professionnelle. Cette assurance, également appelée RC Pro, est essentielle pour vous couvrir en cas de dommages (corporels, matériels et immatériels) causés à un tiers dans le cadre de l’activité de formation.

En complément, vous pourrez souscrire une assurance de protection juridique et une cyberassurance. Ces garanties peuvent s’avérer nécessaires pour exercer en toute tranquillité. Enfin, il y a aussi l’assurance du véhicule professionnel, l’assurance des locaux, et l’assurance des salariés. En comparant différents devis d’assurance, vous arriverez à trouver les meilleures offres pour votre organisme de formation.

Qu’en est-il de la certification Qualiopi ?

Depuis le 1er janvier 2022, pour bénéficier des fonds publics et mutualisés, les cabinets de formation doivent obtenir la certification Qualiopi. Pour ceux qui sont certifiés, mais non référencés au Datadock, il est indispensable de soumettre la certification pour continuer à bénéficier des fonds. En d’autres termes, si vous n’avez pas réalisé la certification, vous ne pourrez pas bénéficier des financements paritaires ou publics. Heureusement, il est facile d’obtenir cette certification. Pour cela, quelques étapes sont à suivre :

Le choix d’un certificateur

Le certificateur doit être accrédité par le Cofrac. Il vous suffit de vous rendre sur le site du Ministère du Travail pour choisir un certificateur de la liste des organismes certificateurs. Une fois le certificateur choisi, une prise de contact doit être effectuée. Un auditeur vous contactera pour planifier et organiser l’audit, et pour définir les outils de communication.

L’audit, les non-conformités bloquantes et non bloquantes

L’étape suivante est la réalisation de l’audit. Pour commencer, l’auditeur vérifiera votre conformité au Référentiel National de Qualité. Une étape cruciale dans l’obtention de la certification Qualiopi, car si vous avez des non-conformités, vous ne pourrez pas l’obtenir. À savoir qu’il existe deux types de non-conformités : bloquantes et non bloquantes.

Si vous avez 5 non-conformités ou une non-conformité conséquente, il s’agira d’une non-conformité bloquante. Vous disposerez alors de 8 jours pour réaliser un plan d’action. Une fois cela fait, vous devrez éliminer les non-conformités dans un délai de 3 mois. À la suite de quoi, un nouvel audit sera fait.

En ce qui concerne les non-conformités non bloquantes, elles se caractérisent par 1 à 4 non-conformités légères et 0 non-conformité importante. Vous devrez tout de même transmettre votre plan d’action à l’auditeur qui vous indiquera si vous pouvez obtenir la certification ou non.

La surveillance et le renouvellement

Une fois la certification obtenue, il faudra la faire suivre avec un audit de surveillance et un audit de renouvellement. L’audit de surveillance a lieu 14 à 24 mois après l’obtention de la certification, et l’audit de renouvellement se fait tous les 3 ans.

Quant au coût de la certification Qualipio, elle dépend du chiffre d’affaires de votre cabinet de formation. Si votre chiffre d’affaires est moins de 150 000 euros (HT) par an, comptez environ 1500 euros pour le premier audit et l’audit de surveillance. Enfin, il est à savoir que des audits blancs sont proposés par des organismes certificateurs pour vous permettre de vous préparer.

Les critères de qualité de Datadock

Le Datatock est une base de données qui permet de vérifier la conformité de l’organisme de formation et leur capacité à dispenser des formations. Pour y être éligible et y être référencé, il faudra toutefois respecter les exigences de qualité. Celles-ci sont prévues par la loi :

  • Objectifs de la formation
  • Dispositifs d’accueil, de suivi et d’évaluation
  • Moyens pédagogiques d’encadrement
  • Qualification du personnel
  • Conditions d’information au public
  • Appréciations des stagiaires

En conclusion

Comme nous avons pu le voir, la création d’un organisme de formation se fait en plusieurs étapes. Une fois le cabinet ouvert, vous pourrez commencer à le promouvoir à travers le bouche-à-oreille et à travers un plan marketing (en ligne et hors ligne) solide.

Les formations et les services que vous proposez doivent vous permettre de vous démarquer de vos concurrents. Il en est de même pour les prix, il faut qu’ils soient adaptés à la clientèle visée. Enfin, vous devrez également bien préparer votre budget pour le lancement de votre organisme de formation, sachant que cela a un coût.

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