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Comment calculer et déclarer ses indemnités kilométriques : guide pratique pour salariés et employeurs

Les indemnités kilométriques constituent un élément essentiel de la rémunération pour de nombreux salariés et dirigeants d’entreprise. Elles permettent de compenser les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Comprendre leur fonctionnement est essentiel pour optimiser ses déplacements et gérer efficacement ses finances. Cherchons ensemble les différents aspects de ce dispositif, de son calcul à sa mise en pratique.

Qui peut bénéficier des indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques (IK) ne sont pas accessibles à tous. Elles concernent principalement deux catégories de personnes au sein d’une entreprise :

  • Les salariés
  • Les dirigeants

Il convient de noter que les associés sans fonction dans l’entreprise ne peuvent pas prétendre à ces indemnités. Pour pouvoir bénéficier des IK, plusieurs conditions doivent être remplies :

  1. Le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de la société
  2. Les déplacements effectués doivent être strictement professionnels
  3. Chaque trajet doit être justifié avec précision (date, lieu, kilométrage, motif)

Ces critères permettent de garantir la légitimité des remboursements et d’éviter tout abus. Il est donc essentiel de bien documenter ses déplacements pour pouvoir prétendre aux indemnités kilométriques.

Quelles dépenses sont couvertes par les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques visent à couvrir l’ensemble des frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre professionnel. Elles prennent en compte de nombreux aspects :

Dépenses couvertes Dépenses non couvertes
  • Coût d’achat du véhicule
  • Équipements
  • Carburant
  • Assurance
  • Entretien et réparations
  • Frais de stationnement
  • Péages

Il est essentiel de remarquer que les frais de stationnement et de péage ne sont pas inclus dans les indemnités kilométriques. Ces dépenses doivent faire l’objet d’un remboursement séparé, sur présentation des justificatifs correspondants.

Comment calculer et déclarer ses indemnités kilométriques ?

Le calcul des indemnités kilométriques repose sur un barème fiscal publié chaque année par l’administration. Ce barème tient compte de deux facteurs principaux :

  • La puissance fiscale du véhicule
  • Le kilométrage parcouru

Pour déterminer le montant des indemnités, il suffit de multiplier le nombre de kilomètres parcourus par le taux correspondant à la puissance du véhicule. Par exemple, si vous avez parcouru 5000 km avec une voiture de 5 CV, vous utiliserez le taux correspondant dans le barème officiel.

Il existe des barèmes spécifiques pour différents types de véhicules :

  • Voitures
  • Motos
  • Cyclomoteurs

Une majoration de 20% s’applique pour les véhicules électriques, ce qui encourage l’utilisation de modes de transport plus écologiques.

Pour déclarer ses indemnités kilométriques, il est nécessaire de :

  1. Tenir un registre précis des déplacements effectués
  2. Calculer le montant total des indemnités en utilisant le barème approprié
  3. Inclure ce montant dans sa déclaration de revenus

Quels sont les avantages et limites des indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques présentent plusieurs avantages significatifs :

  • Exonération fiscale : les IK ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu (dans la limite de 700€ par an)
  • Absence de cotisations sociales : elles ne sont pas assujetties aux charges sociales
  • Déductibilité pour l’entreprise : les IK sont intégralement déductibles du résultat fiscal de l’entreprise

Mais, il existe certaines limites à prendre en compte :

  • Les IK ne couvrent pas les trajets domicile-travail (sauf exceptions)
  • Le plafond de 700€ par an limite les avantages fiscaux pour les grands rouleurs
  • La tenue d’un registre détaillé peut s’avérer contraignante

Précisons qu’une alternative aux indemnités kilométriques existe : l’entreprise peut opter pour la mise à disposition d’un véhicule de société. Cette option peut s’avérer plus avantageuse dans certains cas, notamment pour les salariés effectuant de nombreux déplacements.

Enfin, depuis 2020, le forfait mobilité durable a introduit une nouvelle possibilité : l’indemnité kilométrique vélo (IKV). Fixée à 0,25€ par kilomètre pour les trajets domicile-travail, elle est exonérée de charges sociales jusqu’à 700€ par an. Bien que facultative pour les entreprises, l’IKV encourage l’utilisation de modes de transport plus respectueux de l’environnement.

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