Difficultés économiques, licenciement, démission, départ à la retraite, nouveaux projets… un contrat de travail peut être rompu pour de nombreux motifs. Que le contrat de travail s’achève de manière volontaire, forcée ou à la suite de son expiration, l’employeur doit remettre le solde de tout compte au salarié qui quitte l’entreprise.
En quoi consiste le solde de tout compte ? Quelles informations doit-il contenir ? Quelles sont les formalités que l’employeur doit respecter ? Le salarié est-il obligé de signer ce document ? Voici tout ce que vous devez savoir sur le reçu pour solde de tout compte.
Définition du reçu pour solde de tout compte
Au moment de la rupture de son contrat de travail, le salarié doit recevoir un document appelé le reçu solde de tout compte. En effet, selon l’article L. 1234-20 alinéa 1 du Code du travail, ce document doit obligatoirement lui être remis que la rupture du contrat soit liée à un licenciement avec ou sans préavis, à une démission, à une fin de mission ou à un départ à la retraite ou une pré-retraite. Dans ce document sont récapitulées les sommes qui lui ont été versées. La nature et le montant de chacune des sommes sont précisés, de même que le temps de travail effectif, le repos compensateur et les indemnités.
Le reçu pour solde de tout compte est indispensable en cas de rupture d’un CDI (contrat à durée indéterminée). C’est une obligation juridique imposée aux employeurs. Le document s’établit en deux exemplaires : un exemplaire pour l’employeur et un autre pour le salarié.
Il peut être remis en main propre au salarié qui quitte l’entreprise ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans tous les cas, le salarié n’a aucune obligation de signer le document et l’employeur n’a pas le droit de conditionner le versement des sommes dues à la signature du reçu par le salarié partant.
Bon à savoir : pour les stagiaires, ce document est connu comme l’attestation de stage.
Les effets du solde de tout compte d’un CDI
L’effet obligatoire
La délivrance du solde de tout compte est obligatoire comme c’est le cas de la signature d’un contrat de travail. En aucun cas, l’employeur ne pourra accorder une partie des montants au salarié qui quitte l’entreprise en exigeant de lui la signature de ce document.
C’est au salarié de décider s’il souhaite le signer ou non. Aussi, l’employeur ne doit tenir de propos vexatoires à l’employé pour le contraindre à signer le document, sinon il pourrait être condamné au paiement de dommages et intérêts.
L’effet libératoire
Le solde de tout compte peut aussi constituer une preuve valable pour l’employeur justifiant le paiement des sommes mentionnées sur le document. Si les conditions de rédaction du document sont respectées, au bout de 6 mois, l’employeur est considéré comme libre de ces sommes.
Que doit contenir un solde de tout compte ?
Le solde de tout compte doit avoir une valeur juridique et légale. En plus de la mention manuscrite « pour solde de tout compte » écrite et signée par le salarié, il doit contenir les informations suivantes :
- Le salaire dû à l’employé jusqu’à la fin du contrat de travail
- Les heures supplémentaires impayées au salarié
- Les indemnités de repos compensatoires non perçues
- L’indemnité de départ
- Le prorata des primes et des gratifications prévues dans le contrat de travail
- Le prorata du 13e mois si cela est applicable
- L’épargne salariale si le salarié a demandé le déblocage des sommes épargnées
- Le solde et la liquidation du compte-épargne (sauf en cas de transfert)
- Le montant des jours de RTT non perçu par le salarié
Quant à la délivrance du solde de tout compte, elle doit être faite à la fin du contrat de travail CDI, que le motif de rupture du contrat soit pour le licenciement, la démission ou le départ à la retraite. Ceci, qu’il y ait un préavis ou non. En cas de dispense de préavis, le salarié doit recevoir ce document à la fin de son contrat de CDI et non pas le dernier jour de travail.
En cas de non-remise du solde de tout compte, le salarié pourra prendre contact avec l’employeur par téléphone, par courrier expédié avec accusé de réception ou via une rencontre pour en connaître les raisons de la non-obtention du document. Si cette tentative échoue, le salarié pourra se rapprocher du Conseil des Prud’hommes. L’employeur pourrait alors être condamné à lui verser des dommages et intérêts.
La contestation du solde de tout compte
Le salarié qui reçoit le solde de tout compte se réserve le droit de contester le document. Il doit, pour cela, suivre une procédure bien précise et respecter les délais mis en place pour ces démarches. Le délai de contestation dépend de la signature du document. Si le salarié a l’a signé, au bout de 6 mois, l’employeur est libéré des sommes mentionnées. Si le salarié ne signe pas le document au moment de la délivrance, au bout de deux ans, il ne pourra plus faire de contestation.
Qui plus est, au moment de l’obtention du reçu du solde de tout compte, le salarié peut formuler des réserves s’il estime que les sommes mentionnées sont inexactes. Il devra alors apposer une mention « avec réserves » sur le document. Cela annule automatiquement l’effet libératoire à l’égard de l’employeur. Concrètement, si le salarié n’a pas signé le document, il pourra le contester dans un délai de deux ans.
Pour contester le solde de tout compte, il faut suivre la procédure définie par l’article D 1234-8 du Code du travail. Il faudra donc que l’employé adresse une lettre recommandée avec accusé de réception à l’employeur. Cette lettre doit porter la mention « dénonciation » et doit comprendre plusieurs informations, dont les raisons de la contestation. L’employeur pourra lui aussi contester les raisons de l’employé.
Le calcul de solde de tout compte dans un CDI
Le calcul de solde de tout compte dans un CDI ne se fait pas de la même manière que le calcul de solde de tout compte dans un CDD. La formule de calcul à appliquer dépend de la situation, si le contrat a été rompu de manière conventionnelle, s’il s’agit d’un licenciement ou d’une démission.
- La rémunération des heures de travail : le salarié qui quitte l’entreprise doit être payé selon le temps de travail effectif dans le mois du départ
- Le solde des primes annuelles : dépendant de la convention de branche ou de l’entreprise, il se peut que les primes annuelles soient soumises à un paiement dans une proportion de 1/360e
- L’indemnité compensatrice de congés payés : appelée ICCP, celle-ci est calculée de la même manière que l’ICP et est égale à 1/10 de la rémunération perçue dans la période de référence, sans y être inférieure
Le solde de tout compte du CDI soumis à l’impôt sur le revenu
Il est utile de noter que le solde de tout compte est soumis à l’impôt sur le revenu et qu’il existe des cas d’exceptions. Les sommes imposables sont la rémunération, l’indemnité compensatrice de congés payés, l’indemnité de fin de contrat de travail et les primes annuelles.
D’ailleurs, le niveau d’imposition diffère selon le plan social comme nous pouvons le voir :
Hors plan social
- Exonération selon les limites légales pour l’indemnité de licenciement
- Imposition totale pour l’indemnité de départ volontaire
- Exonération selon les limites légales de l’indemnité de départ à la retraite
- Exonération dans les limites légales de l’indemnité de pré-retraite
En plan social
- Exonération totale de l’indemnité de licenciement
- Exonération totale de l’indemnité de départ volontaire
- Exonération totale de départ à la retraite
- Exonération totale de pré-retraite
Le cas de trop-perçu
Enfin, bien que cela n’arrive pas souvent, il se peut que le solde de tout compte soit établi avec des excédents. C’est ce qu’on appelle le trop-perçu. Cela peut arriver lorsque la majoration des heures supplémentaires échappe à l’employeur au moment de la réalisation du solde de tout compte. Dans ce cas, l’employeur a un délai de 3 ans pour réclamer les sommes en trop.
