Nos vies personnelles et professionnelles sont souvent bien remplies, lorsque nous sommes pris dans le feu de l’action de nos journées, il peut être difficile de ne rien oublier ! Une to-do list, ou liste de tâches, peut vous aider à être mieux organisé et plus productif, à condition de bien savoir l’utiliser. La façon de faire sa to-do list est très personnelle et sera différente pour chacun, toutefois, il y a quelques règles à respecter et astuces à connaître pour qu’elle soit efficace.
Pourquoi faire une to-do list va changer votre quotidien ?
Ne rien oublier : l’avantage principal d’une to-do list est de ne pas oublier les tâches ou les deadlines importantes. Un petit oubli peut parfois avoir de lourdes conséquences et nos cerveaux ne sont pas fiables à 100%.
- Éviter de procrastiner : remettre à plus tard ce que l’on devrait faire tout de suite est un fléau ! Avoir une liste de tâches sous les yeux vous aidera à vous mettre en action et à faire ce qui est important au lieu de tourner en rond ou de vous consacrer à des choses moins importantes.
- Gérer vos priorités : notre temps est limité et il est parfois difficile de reconnaître nos vraies priorités et de se concentrer sur celles-ci. Avec une to-do list bien organisée, vous garderez le cap sur ce qui compte vraiment.
- Arrêter le multitasking : lorsque l’on fait plusieurs choses en même temps, on est moins efficace. En visualisant votre liste de tâches, vous pouvez faire les choses les unes après les autres.
- Diminuer la charge mentale : craindre sans cesse d’oublier quelque chose augmente considérablement la charge mentale. Une tâche écrite sur votre to-do list peut être évacuée de vos pensées et vous aider à vous sentir moins stressé.
- Rester motivé : barrer une à une les tâches de sa to-do list fait plaisir, et aide à rester motivé. Allez, encore une petite ?
Comment bien organiser votre to-do list ?
Tout d’abord, il faut choisir le bon outil. Certains seront plus à l’aise avec un simple carnet et un crayon, cela les aidera à rendre leur liste de tâches plus concrète. D’autres préféreront utiliser l’un des nombreux outils en ligne qui existent, comme Minderlist par exemple. Et ainsi profiter des fonctionnalités pratiques telles que la collaboration avec leur équipe, les notifications de rappel, les visualisations par priorité ou par avancée d’un projet.
Rédigez efficacement
Quel que soit votre support, la rédaction de vos tâches est très importante. Elle doit être suffisamment claire pour que vous vous compreniez le lendemain ou quelques jours plus tard. N’hésitez pas à ajouter quelques détails. Une bonne astuce est de commencer par un verbe d’action, cela clarifie la tâche et donne une motivation supplémentaire. Par exemple, plutôt que “Présentation à finir” optez pour : “Finir la présentation pour la réunion mensuelle”.
Pour les grands projets, découpez vos tâches en étapes plus petites. Une ligne de votre to-do list “Organiser l’anniversaire de Marie” sera bien moins efficace que : “Envoyer les cartons d’invitation” “Commander le gâteau d’anniversaire” “Acheter la déco”.
Organisez votre to-do list par priorité et par date limite. Sur papier, si vous n’avez pas écrit votre liste dans l’ordre, indiquez à côté de chaque tâche un numéro pour préciser quelle tâche doit être effectuée en premier. N’hésitez pas à mettre de la couleur ! Les outils en ligne, plus flexibles, vous permettront de modifier l’ordonnancement de vos tâches si vos priorités évoluent.
Organisez par priorité
- La méthode de la grenouille : Elle consiste à choisir chaque jour la tâche la plus importante à effectuer dans la journée. Vous ne pouvez en choisir qu’une, et vous devez vous engager à commencer par celle-ci. Cette méthode permet de ne pas perdre de vue sa priorité principale.
- La méthode 1-3-5 : Rédigez votre to-do list quotidienne en choisissant une tâche primordiale, trois tâches d’importances moyennes et cinq petites tâches. Cette méthode permet de se concentrer sur ce qui est important, et d’avancer rapidement sur les petites choses que l’on a tendance à laisser de côté.
- La matrice d’Eisenhower : Classez vos tâches en quatre catégories : important et urgent, important et non-urgent, non-important et urgent, non-important et non-urgent. Cette méthode vous permettra de hiérarchiser simplement vos priorités.
Quelles sont les limites des listes de tâches ?
Faire une to-do list ne réduit pas votre charge de travail. Si votre liste est à rallonge et qu’elle n’est pas réalisable, même en prenant en compte tous les conseils ci-dessus, alors il faut déléguer, demander de l’aide ou remettre à plus tard certains projets.
Une excellente to-do list ne sert à rien si l’on manque de discipline et qu’on ne la suit pas. Si c’est votre cas, des méthodes existent pour surmonter ce blocage.
En bref, une to-do liste bien utilisée peut vraiment vous aider à décupler votre productivité et à ressentir moins de stress. Préparez en fin de journée votre liste du lendemain, et relisez-la le matin pour lancer votre journée avec efficacité !
