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Entreprise : tout savoir sur le recrutement de stagiaires

Pour les entreprises, le recrutement de stagiaires est une étape très importante. En recrutant des étudiants, les employeurs arrivent à bénéficier d’une main d’œuvre supplémentaire à moindre coût. Comme le recrutement d’un stagiaire est similaire à celui d’un salarié, les employeurs du secteur privé, public ou associatif sont soumis à une règlementation stricte. D’après la nouvelle règlementation, l’accueil de stagiaires en milieu professionnel doit respecter des conditions bien spécifiques. Le point sur les éléments importants du recrutement de stagiaires en entreprise !

Le recrutement de stagiaires, pourquoi ?

Recruter des stagiaires, c’est dire oui à de nombreux avantages. C’est une manière efficace d’adoucir la charge de travail des autres employés. Rappelons que le recrutement de stagiaires permet d’apprécier de nouveaux talents à moindre coût. Pour information, un stage correspond à une mise en situation temporaire en milieu professionnel. Ce stage permet à un élève ou à un étudiant d’acquérir des compétences professionnelles en lien avec sa formation. Il se verra confier des missions conformes au projet pédagogique de son établissement d’enseignement.

La législation en vigueur pour l’employeur

Des règles très strictes encadrent le recours au stagiaire. Les conditions de réalisation et de gratification du stage ont été précisées par la loi n°2014-788 du 10 juillet 2014. Si l’employeur ne respecte pas la législation en vigueur, il risque une amende administrative pouvant atteindre 2000 euros. En cas de nouvelle infraction dans l’année qui suit la première amende, ce montant peut alors aller jusqu’à 4000 euros.

La première condition est la suivante : les stages doivent obligatoirement rentrer dans le cadre d’un cursus scolaire ou universitaire. Le volume pédagogique d’enseignement doit être d’au moins 200 heures par année. C’est ce qu’on appelle la convention de stage. Pour l’employeur, il est obligatoire de tenir à jour la liste des conventions de stage en cours dans son entreprise. Il doit y inscrire les noms des stagiaires dans le registre unique du personnel.

Mieux comprendre la convention de stage

Le stage en entreprise doit obligatoirement faire l’objet d’une convention tripartite entre le stagiaire, l’entreprise d’accueil et l’établissement d’enseignement. Cette convention de stage doit comprendre plusieurs informations, dont l’intitulé complet de la formation suivie par le stagiaire, les activités qui lui sont confiées, le nom de l’enseignant référant, le nom du maître de stage, les dates du stage, le volume horaire hebdomadaire attendu par le stagiaire, les modalités d’autorisation d’absence, le taux horaire de la gratification, le mode de versement, le régime de protection sociale du stagiaire et les éventuels avantages qui lui sont accordés.

Le nombre de stagiaires autorisé

Pour une entreprise qui compte au moins 20 salariés, il n’est pas possible de dépasser 15% de l’effectif dans une même semaine civile. En contrepartie, une entreprise de moins de 20 salariés peut accueillir au maximum 3 stagiaires en même temps. Dans l’ensemble, si une entreprise compte 45 salariés, elle peut alors accueillir 7 stagiaires étudiants. Un nombre qui résulte du calcul suivant : 45 x 15% = 6,75. À savoir que le nombre est arrondi à l’entier supérieur.

Quelle est la durée d’un stage ?

Par année d’enseignement, la durée maximale d’un stage est de six mois. Si le stage est fractionné, dans ce cas sa durée maximale est de 924 heures par année. Il est utile de rappeler qu’il y a un délai de carence entre deux stages sur un poste similaire. Ce délai correspond à un tiers de la durée du stage précédant. Cependant, cette obligation ne s’applique pas si le stage est interrompu à l’initiative du stagiaire. À la fin du stage, l’entreprise d’accueil est tenue de remettre une attestation de stage au stagiaire. Celle-ci doit mentionner la durée effective totale du stage et le cas échéant, le montant total de la gratification versée.

La gratification du stagiaire

Tout d’abord, il faut savoir que si le stage est inférieur à deux mois (7 heures par jour pendant 44 jours), l’employeur ne sera pas obligé de verser une gratification au stagiaire. Si le stage dure plus de deux mois, dans ce cas, l’employeur devra verser une gratification minimale de 3,60 euros par heure travaillée au stagiaire. Par ailleurs, la gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l’entreprise d’accueil à compter de la 309e heure, même si le stage n’est pas de façon continue. Soulignons que la gratification du stagiaire est exonérée de cotisations sociales si elle ne dépasse pas le seuil minimal horaire.

Les droits et les avantages du stagiaire

Le stagiaire n’est pas considéré comme en employé. Cependant, il bénéficie quand même de certains droits et avantages octroyés aux salariés. On parle notamment de remboursements de frais, non compris dans la gratification mensuelle. Il s’agit d’indemnités à payer en plus de la gratification.

Les frais de repas

Dans les mêmes conditions que les salariés, le stagiaire a accès au restaurant de l’entreprise d’accueil et aux titres-restaurant.

Les frais de transport

Dans les mêmes conditions que les salariés, le stagiaire a également droit à un remboursement des frais de transport. L’employeur est dans l’obligation de rembourser une part de ces frais.

Les congés et les autorisations d’absence

Si son stage est supérieur à 2 mois, le stagiaire peut avoir droit à des congés et à des autorisations d’absence. Comme les salariés, le stagiaire bénéficie également de congés de maternité, de paternité et d’adoption.
Même si l’employeur n’est pas obligé de rémunérer les congés, c’est une option envisageable.

Les situations où le recrutement d’un stagiaire est interdit

D’autre part, une entreprise n’a pas le droit de proposer un stage à un étudiant pour remplacer un salarié absent, suspendu ou licencié. Le stagiaire doit être recruté seulement pour réaliser des tâches correspondant à un emploi temporaire. De même, l’employeur ne peut pas recruter un stagiaire pour occuper un emploi saisonnier ou pour effectuer des activités dangereuses pour sa santé et sa sécurité. Un stagiaire n’est pas un salarié. Il n’a donc aucune obligation de production.

Passer une annonce pour recruter un stagiaire

De manière générale, le recrutement d’un stagiaire est similaire à celui d’un salarié. La seule différence est que le recrutement se fait par le chef de service et non par les ressources humaines. Comme pour un recrutement classique, il est indispensable de définir les missions qui seront confiées au futur stagiaire avant de le recruter. Une fois les services déterminés, vous pouvez diffuser vos annonces sur les portails de mise en relation. Plusieurs plateformes permettent aux entreprises de mettre leurs offres en ligne et de consulter les différents profils d’étudiants.

L’entretien du candidat stagiaire

Le but de l’entretien est de cerner les étudiants, mais aussi d’évaluer leurs savoir-faire. Lors de l’entretien, interrogez-les sur leur parcours et leurs projets professionnels. Demandez quelques précisions quant à leurs précédents stages et parlez-leur de votre entreprise. Détaillez les tâches qui lui seront confiées et rassurez-le sur sa formation professionnelle. Enfin, n’oubliez pas de vérifier que le candidat stagiaire peut bénéficier de la convention de stage.

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