Dans le cadre de son activité, la secrétaire indépendante est amenée à intervenir auprès des particuliers et des professionnels. Son rôle est de réaliser des tâches administratives diverses. Le succès de cette activité repose essentiellement sur la capacité à organiser son temps, à pratiquer des tarifs suffisamment élevés pour pouvoir vivre de l’activité et aussi à fidéliser les clients en leur proposant de nouvelles prestations régulièrement.
Que faut-il savoir sur le métier de secrétaire indépendante, également appelée télésecrétaire ? Par où commencer pour devenir secrétaire à domicile ? Réponses dans cet article.
Les missions de la secrétaire indépendante
La secrétaire indépendante est un prestataire de service, c’est-à-dire un professionnel qui vend ses services à des clients. Elle intervient auprès des particuliers ou des professionnels comme les artisans, les commerçants, les professions libérales, les médecins et les agriculteurs. Le rôle principal de la télésecrétaire est de gérer les tâches administratives.
Les prestations proposées sont les suivantes :
- Les démarches administratives
- Le classement et le suivi des dossiers administratifs
- La gestion du budget et la saisie comptable simple
- La rédaction de lettres et de courriels
- La réception et l’émission d’appels téléphoniques
- Les démarches bancaires
- Les rappels d’échéances
- La préparation et le suivi des devis, des factures, des commandes et des bons de livraison
- La préparation des documents de communication
- L’assistance pour les évènements marketing ou communication
Un métier assez exigeant en termes de compétences
Pour exercer comme secrétaire indépendante à domicile, il faut avoir les compétences nécessaires. Il s’agit là d’être chef d’entreprise et de travailler pour son propre compte. Cela veut dire qu’il faut obligatoirement se lancer sur un marché qu’on connait et qu’on pratique. En tant qu’entrepreneur dans le secrétariat, vous devez savoir gérer votre temps et celui des autres.
Vous devez prendre les bonnes décisions et savoir concilier vie personnelle et vie professionnelle. Enfin, il est primordial d’avoir des compétences commerciales, des compétences en management et des compétences en gestion pour être télésecrétaire.
Les statuts juridiques pour la secrétaire à domicile
Comme l’activité de secrétaire à domicile est de nature libérale, l’entreprise doit être enregistrée auprès du centre de formalité des entreprises (CFE) de l’URSSAF. Voici les différents statuts juridiques pour la secrétaire indépendante :
- La micro-entreprise : ce statut est simple et convient parfaitement aux activités nouvelles, qui viennent de démarrer.
- L’entreprise individuelle (EI) : ce statut calcule les charges sociales sur les bénéfices et peut donc varier d’une année à l’autre.
- L’entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL) : ce statut est plus approprié au secrétariat, car il permet de protéger le patrimoine personnel.
- L’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) : c’est à la secrétaire indépendant de déterminer sa rémunération, sur laquelle les charges sociales seront calculées.
- La SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) : si vous souhaitez être une société unipersonnelle, choisissez ce statut.
Si vous ne souhaitez pas créer une entreprise, dans ce cas, vous pouvez opter pour le statut d’entrepreneur-salarié en coopérative d’activité et d’emploi. Ce statut vous permet d’être indépendant et de continuer à bénéficier du statut de salarié. Si vous intervenez au domicile des particuliers, choisissez alors le CESU (chèque emploi service universel).
S’installer comme secrétaire indépendante
Avant de vous installer comme secrétaire indépendante, vous devez formaliser votre idée et vérifier la faisabilité de ce projet. Il faut qu’il soit en adéquation avec vos envies et vos possibilités personnelles. Vous devez vous interroger sur vos motivations, sur vos ambitions et sur vos compétences. Vous devez également prendre en compte l’aspect financier. Même si devenir secrétaire à domicile n’implique pas d’investissements importants, il vous faudra tout de même trouver vos clients et assurer vos revenus.
Commencez par faire une étude de votre marché. Cela vous permettra de connaitre vos clients potentiels et de cerner leurs besoins ainsi que leur budget. De même, renseignez-vous sur la concurrence et sur les prix pratiqués dans ce secteur. Vous arriverez à y voir plus clair sur vos prestations et pourrez proposer des solutions avantageuses à vos clients. N’oubliez pas que votre objectif est de leur faire gagner en efficacité et de leur faire gagner du temps. Vous devez donc bien définir vos prestations.
Par ailleurs, rappelons qu’en vous confiant les tâches administratives, les entreprises bénéficient de nombreux avantages comme la rapidité, la qualité, l’économie et la gestion d’absences. En effet, en sollicitant une télésecrétaire, les tâches confiées sont effectuées dans les plus brefs délais et il est très facile pour l’entreprise de pallier l’absence légitime de l’un de ses salariés rapidement.
Vous devez donc montrer aux entreprises qu’elles ont besoin de vous et que vous êtes disposé à gérer les tâches administratives de chez vous par le biais de prospections. Pour cela, vous aurez besoin d’un ordinateur, d’une connexion internet et d’une ligne téléphonique.
Bon à savoir : en ayant recours au télé-secrétariat, les clients peuvent bénéficier d’une réduction d’impôt allant jusqu’à 50%. Pour cela, il faudra que la secrétaire fasse une déclaration de Services à la Personne en ligne. Attention, toutefois, car cette réduction ne concerne pas la clientèle des professionnels, mais seulement des particuliers.
Les tarifs à l’heure ou à la tâche
Généralement, les tarifs de secrétaire indépendante sont fixés à l’heure ou à la tâche. On compte entre 30 et 40 euros l’heure ou 150 à 200 euros la journée. Pour un tableau Excel, à titre estimatif, comptez entre 6 et 8 euros.
Pour l’établissement d’un devis, il faut compter entre 5 et 8 euros. Si vous vous déplacez chez le client, il doit y avoir des frais de déplacement. À vous de décider de ces frais selon les kilomètres parcourus.
Comment justifier vos tarifs ?
Pour justifier vos tarifs, vous pouvez mettre l’accent sur votre expérience professionnelle, sur vos compétences, sur votre connaissance dans un domaine particulier, sur votre flexibilité et sur votre disponibilité. Il s’agit ici de mettre en avant les avantages qui justifient votre tarif, sans pour autant donner trop de détails au client. S’il le faut, accordez un certain temps pour la justification de vos tarifs.
